Założenie spółki spin-off z Uniwersytetem Warszawskim

Dlaczego UW angażuje się w spółki spin off?

Uniwersytet Warszawski jest nowoczesną uczelnią, która realizuje trzy najważniejsze misje akademickie:

• wysokiej jakości kształcenie,
• badania na najwyższym poziomi,
• oddziaływanie na otoczenie społeczno-ekonomiczne.

W ramach tej „trzeciej misji” UW wspiera różne przejawy przedsiębiorczości akademickiej oraz różne formy komercjalizacji wiedzy. Wspieranie tworzenia firm typu spin-off łączy w sobie obie te aktywności dając nowe możliwości rozwoju kadry naukowej i studentów wszystkich stopni. Jest to również droga do tworzenia nowych, wysoko wyspecjalizowanych miejsc pracy dla absolwentów UW. Pojawienie się w otoczeniu UW firm wykorzystujących wyniki badań jego pracowników pozwala na dostęp do dodatkowych środków na badania i wdrożenia, a także tworzy sprzyjające warunki dla zwiększenia przychodów z komercjalizacji wyników tych badań.

Wierzymy też, że w ten sposób przyczyniamy się do unowocześnienia i poprawy konkurencyjności polskiej gospodarki.

Jak UW pomaga swoim spółkom spin off?

Uniwersytet Warszawski angażuje się w tworzenie spółek typu spin-off poprzez UWRC sp. z o.o. – utworzoną specjalnie do tego celu tzw. spółkę celową działającą na mocy przepisów Prawo o Szkolnictwie Wyższym. UWRC obejmuję w spółkach typu spin-off udziały mniejszościowe i nie gwarantuje sobie wpływu na zarządzanie, tak aby miały one status małych i średnich przedsiębiorstw oraz nie były traktowane jako spółki zależne UW.

Uniwersytet Warszawski, poprzez działania Uniwersyteckiego Ośrodka Transferu Technologii (UOTT) i program „Inkubator UW” wspiera proces powstawania firmy – od koncepcji do decyzji o utworzeniu spółki. Wsparcie to może mieć charakter szkoleń, indywidualnego doradztwa, mentoringu, oraz udostępnienia powierzchni coworkingowej (przed utworzeniem firmy) lub biurowo-laboratoryjnej (po utworzeniu firmy).

Uniwersytet Warszawski, za pośrednictwem UWRC, dzieli się ze swoimi spółkami spin-off swoją renomą i reputacją pozwalając na korzystanie w oparciu o odrębną umowę licencyjną z logo UW i określenia „spin-off Uniwersytetu Warszawskiego”. W bieżącej działalności pomaga także w nawiązywaniu kontaktów biznesowych. W planach jest powołanie przez UWRC „centrum usług wspólnych” świadczących odpłatnie, ale na korzystnych warunkach wynikających z efektów synergii, niektórych usług biznesowych dla spółek spin-off.

1. Spotkanie informacyjno-konsultacyjne z UOTT
2. Przydzielenie doradcy z UOTT
3. Przygotowanie koncepcji działania spółki
4. Prezentacja biznesplanu nowej spółki przed zarządem UWRC
5. Decyzja UWRC o przystąpieniu do spółki;
6. Poinformowanie JM Rektora przez UWRC o decyzji powołania spółki;
7. Podpisanie umowy spółki.

Po pierwsze "pomysł"

Pomysł taki powinien dawać możliwość utworzenia z niego powtarzalnego procesu – nie projektu. Opracowanie samej technologii nie wystarczy do utworzenia spółki, ale opracowanie technologii, na podstawie której można oferować na rynku usługę skierowaną do wielu odbiorców i to wielokrotnie już tak. "Pomysłem" może być także np. świadczenie usług badawczych, eksperckich lub szkoleniowych.

Czyli zakładamy firmę, kiedy mamy pomysł na rozwiązanie, które można oferować na rynku innym podmiotom oraz chcemy się zająć tym oferowaniem.

Jeżeli natomiast mamy pomysł na nowe rozwiązanie lub już je opracowaliśmy, ale nie chcemy go aktywnie oferować na rynku lepszą wydaje się droga licencyjna. Wtedy UOTT pomaga w znalezieniu partnera biznesowego i pośredniczy w zawarciu umowy licencyjnej pomiędzy UW a firmą kupującą licencję (przeczytaj więcej na temat tej formy komercjalizacji).

Zakładanie spółki spin-off krok po kroku

Współpraca z UOTT i UWRC

1. Zgłoszenie do UOTT chęci konsultacji na temat utworzenia spin-off (telefonicznie, mailowo);
2. Spotkanie informacyjno-konsultacyjne z pracownikami UOTT na temat możliwości rozwoju pomysłu i perspektyw komercjalizacyjnych;
3. Przydzielenie przez UOTT doradcy, który będzie pomagał na wszystkich etapach zakładania spółki;
4. Przygotowanie koncepcji działania spółki w formie prezentacji, we współpracy z doradcą z UOTT zawierającą:
   
   • Przedmiot i sposób działania spółki
   • Opis usług lub produktów przyszłej spółki
   • Informacje o inicjatorach założenia spółki
   • Informacje biznesowe:
     
     • Na jakim rynku spółka będzie działać
     • Jakie przychody przewiduje spółka przez pierwsze dwa lata działania
     • Jakie koszty będzie ponosić spółka przez pierwsze dwa lata działania
     • Jak będzie finansowana działalność spółki w pierwszej fazie.
5. Zaprezentowanie informacji opisanych w p. 4 na spotkaniu z przedstawicielami Uniwersytetu – zarządem spółki celowej UWRC sp. z o.o. (UWRC została powołana przez JM Rektora w celu obejmowania udziałów w spółkach spin-off, a UW jest jedynym jej udziałowcem);
6. Podjęcie decyzji przez Zarząd UWRC w sprawie przystąpienia do spółki;
7. Poinformowanie JM Rektora przez UWRC o decyzji powołania spółki i przekazanie prezentacji, o której mowa w p.4;
8. Podpisanie u notariusza umowy spółki pomiędzy naukowcem/zespołem naukowym a UWRC.
9. Rejestracja spółki w KRS i rozpoczęcie działalności.

Zakładanie spółki przez jej udziałowców

Do powstania w Polsce spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne są:

1. Zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego (w momencie zawarcia umowy powstaje spółka z o.o. w organizacji podmiot, który może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, ma zdolność prawną, zdolność do czynności prawnych, a także zdolność sądową i procesową (spółkę w organizacji reprezentuje zarząd albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników);
2. Wniesienie kapitału zakładowego spółki (powinien wynosić co najmniej 5 000,00 zł, a wartość jednego udziału nie może być niższa niż 50,00 zł*,
3. Powołanie zarządu (pierwszy zarząd może być w treści umowy spółki),
4. Wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez właściwy dla siedziby spółki sąd rejestrowy.

Krajowy Rejestr Sądowy

W celu zarejestrowania spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym należy złożyć do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki następujące dokumenty:

1. wnioski rejestrowe według urzędowych wzorów
2. dowód wniesienia opłaty sądowej w wysokości 500,00 zł za wpis i 100,00 zł za ogłoszenie w MSiG,
3. umowę spółki sporządzoną w formie aktu notarialnego,
4. listę wspólników, w której należy podać imię i nazwisko albo firmę i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów, a w przypadku, gdy do rejestru zgłoszono spółkę jednoosobową także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki,
5. oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,
6. dowód powołania poszczególnych członków organów spółki, jeżeli o powołaniu nie stanowi umowa spółki (najlepiej powołać zarząd w umowie spółki),
7. zgodnie z art. 19a ust. 5 ustawy o KRS do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów i prokurentów dołączyć należy zgodę tych osób na powołanie. Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli (i) wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do jego podpisania, lub (ii) zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.

Po zarejestrowaniu przez KRS spółki z o.o., sąd wystąpi do GUS i Urzędu Skarbowego o nadanie nr REGON i NIP. W terminie 21 dni od daty zarejestrowania spółki w KRS, należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz NIP-8 zawierający dane uzupełniające podatnika. Jeżeli spółka zamierza już od początku swojej działalności rozliczać VAT, to jej zarząd musi złożyć oddzielny wniosek w urzędzie skarbowym, tj. formularz VAT-R.

Spółka ma obowiązek dokonać odpowiednich zgłoszeń w zakresie ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika; ZUS utworzy konto płatnika składek i sporządzi za spółkę dokumenty zgłoszeniowe związane z zatrudnieniem pracownika pod warunkiem, że wniosek do KRS został wypełniony prawidłowo, a wniosek NIP-8 zostanie złożony w urzędzie skarbowym w terminie 7 dni od daty rejestracji spółki.

Zestawienie przykładowych kosztów związanych z rejestracją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o kapitale zakładowym 5.000,00 zł

UWAGA: W przypadku jednoosobowego zarządu lub łącznej reprezentacji, przy podpisywaniu umowy o pracę członka zarządu ze spółką w imieniu spółki musi działać pełnomocnik powołany do tego celu przez zarząd spółki.

Kapitał zakładowy

Kapitał zakładowy ta abstrakcyjna wielkość, która funkcjonuje w bilansie po stronie pasywów. Po stronie aktywów kapitałowi zakładowemu odpowiadają wkłady pieniężne, czy też rzeczowe, wniesione przez wspólników. W praktyce zatem jest to majątek spółki. Należy jednak pamiętać, że ten majątek może być zmieniany w inne wartości majątkowe. Czym innym jest więc formalnie kapitał zakładowy, czym innym realny majątek spółki. Przepisy nie określają maksymalnego pułapu kapitału zakładowego, decyzja w tym zakresie należy do wspólników. Określając jednak jego wartość wspólnicy powinni pamiętać, że kapitał musi zostać pokryty w całości czy to wkładami pieniężnymi, czy to aportami.

Kapitał zakładowy może zostać pokryty wkładem pieniężnym bądź niepieniężnym (aport).

Przepisy nie przewidują określonej formy wniesienia wkładu pieniężnego, jednak praktycznie istnieją dwie formy: gotówkowa (przeniesienie własności znaków pieniężnych na spółkę) i bezgotówkowa (przelew bankowy). Jednak wymogiem, jakie stawia prawo jest to, aby zarząd spółki mógł tymi wkładami dysponować i zostały one faktycznie przeniesione na spółkę. Najlepszym, modelowym wręcz, sposobem wniesienia wkładów pieniężnych na kapitał zakładowy jest otwarcie rachunku bankowego oraz wyegzekwowanie od wspólników przelewu środków na rachunek bankowy sp. z o.o. w organizacji.

Wkładem niepieniężnym mogą być wartości niematerialne (prawa) lub po prostu rzeczy. Wniesienie aportu oznacza przeniesienie na spółkę wszelkich praw do przedmiotu wkładu – tym samym przeniesieniu podlega w zasadzie własność danej rzeczy. Przedmiotem aportu mogą być nie tylko ruchomości czy nieruchomości (a w zasadzie ich prawa własności), ale także przysługujące wspólnikom wierzytelności czy nawet całe przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 158 KSH, jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny, umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.

Przede wszystkim należy pamiętać, aby kapitał zakładowy nie może być niższy od progów minimalnych tj. 5 000 zł w przypadku sp. z o. o.